Panduan Pengguna

Panduan 1: Aduan Kerosakan Peralatan ICT

Panduan ini untuk staf PSMZA yang ingin melaporkan kerosakan peralatan ICT sewaan (komputer, pencetak, dan lain-lain).

Langkah-langkah Membuat Aduan

1

Buka Borang Aduan

Klik menu "Lapor Kerosakan" di bahagian atas. Tiada log masuk diperlukan.

2

Masukkan No. Kad Pengenalan

Taip No. KP anda. Sistem akan mengesahkan nama anda secara automatik daripada rekod staf.

3

Pilih Peralatan Yang Rosak

Cari peralatan menggunakan No. Siri atau No. KPT yang tertera pada pelekat aset. Pastikan anda pilih peralatan yang betul.

4

Terangkan Kerosakan

Nyatakan masalah dengan jelas (cth: "Skrin tidak menyala", "Pencetak tersekat kertas"). Maklumat terperinci membantu juruteknik bertindak lebih pantas.

5

Hantar & Simpan No. Tiket

Selepas hantar, anda akan menerima No. Tiket (format HD-202607-XXXX). Simpan nombor ini untuk menyemak status.

6

Semak Status Aduan

Guna menu "Semak Status" dan masukkan No. Tiket untuk melihat perkembangan aduan anda.

Aliran Status Aduan

Baru Diagihkan Dalam Tindakan Menunggu Pembekal Selesai Ditutup

Baru — aduan diterima, menunggu pengagihan oleh Unit ICT.
Diagihkan — aduan telah diberikan kepada juruteknik.
Dalam Tindakan — juruteknik sedang membaiki.
Menunggu Pembekal — kes memerlukan tindakan pembekal (untuk kerosakan di bawah waranti/kontrak).
Selesai — pembaikan siap, menunggu pengesahan penutupan.
Ditutup — aduan selesai dan disahkan.

Tempoh Tindakan (SLA): Juruteknik akan mengambil tindakan dalam tempoh 3 hari bekerja. Aduan yang melebihi tempoh ini akan ditanda untuk perhatian segera.

Panduan 2: Pengurusan Pinjaman Laptop

Panduan ini untuk staf PSMZA yang ingin memohon pinjaman komputer riba (laptop) untuk tujuan rasmi.

Langkah-langkah Memohon Pinjaman

1

Buka Borang Permohonan

Klik menu "Mohon Pinjaman Laptop" di bahagian atas.

2

Isi Maklumat Peminjam

Masukkan No. KP, nama, jabatan, dan maklumat perhubungan. Sistem mengesahkan nama anda secara automatik.

3

Pilih Jenis Kegunaan & Bilangan Unit

Pilih tujuan pinjaman. Bilangan unit yang dibenarkan bergantung pada jenis kegunaan:

Jenis Kegunaan	Maksimum Unit
Program Dalam PSMZA	3 unit
Kursus	1 unit
Luar PSMZA	1 unit

4

Tetapkan Tarikh Pinjaman

Pilih tarikh pinjam dan jangka pulang. Tempoh pinjaman maksimum ialah 14 hari (boleh diperbaharui jika perlu).

5

Hantar & Simpan No. Rujukan

Anda akan menerima No. Rujukan (format PJM-202607-XXXX). Permohonan akan menunggu kelulusan Unit ICT.

6

Semak Status & Ambil Laptop

Guna menu "Semak Permohonan" untuk melihat kelulusan. Setelah diluluskan, Unit ICT akan menetapkan unit laptop dan anda boleh mengambilnya.

Syarat & Had Pinjaman

Maksimum 3 unit aktif pada satu-satu masa bagi setiap individu (No. KP).
Tempoh maksimum 14 hari setiap pinjaman.
Laptop mesti dipulangkan dalam keadaan baik pada atau sebelum tarikh jangka pulang.
Pembaharuan tempoh boleh dipohon jika laptop masih diperlukan.

Aliran Status Permohonan

Menunggu Diluluskan Selesai (Dipulangkan)

Jika permohonan tidak memenuhi syarat, statusnya menjadi Ditolak dengan sebab dinyatakan.

Tip: Mohon lebih awal sebelum tarikh program/kursus anda untuk memastikan ketersediaan laptop.

Panduan 3: Penyelenggaraan Berkala Peralatan ICT

Panduan ini untuk pentadbir Unit ICT menguruskan Penyelenggaraan Pencegahan (PM) bagi peralatan sewaan, selaras dengan syarat kontrak pembekal.

Peraturan Asas: Peralatan di bawah kontrak PERNEC memerlukan 2 kali PM setahun (mengikut tahun kalendar). Peralatan DUTARINI dikecualikan kerana kontrak lama tidak menetapkan syarat ini.

Kitaran Kerja Penyelenggaraan

1

Sediakan Maklumat Aset

Di halaman Aset Sewaan, tetapkan Tarikh Terima dan tandakan "PM Wajib" untuk aset PERNEC. Boleh guna fungsi "Isi Pukal PM" untuk tetapkan semua aset pembekal sekali gus.

2

Jana Jadual Cadangan PM

Di Penyelenggaraan → Jadual PM, tetapkan 2 tarikh cadangan setahun (PM Pertama & PM Kedua). Boleh isi satu per satu atau guna "Jana Jadual Pukal".

3

Pembekal Laksanakan PM

Pembekal (PERNEC) akan melaksanakan penyelenggaraan pada tarikh cadangan atau tarikh yang dipersetujui bersama. Cetak jadual untuk rujukan pembekal jika perlu.

4

Rekod Pelaksanaan PM

Di Penyelenggaraan → Rekod Pelaksanaan, cari aset (ikut No. Siri/KPT/lokasi) dan klik "Rekod". Isi tarikh sebenar, butiran kerja, dan keadaan aset. Status PM akan bertukar "Selesai".

5

Jana Slip & Lampiran

Jana Slip PM (PDF) sebagai bukti pelaksanaan untuk fail kontrak, dengan ruang pengesahan pembekal dan PSMZA. Lampiran laporan pembekal boleh dimuat naik.

6

Pantau Pematuhan

Guna Papan Pemuka PM untuk lihat PM lewat/akan datang, dan Laporan PM untuk status pematuhan setiap aset (2/2, 1/2, 0/2).

Jika Aset Bermasalah Semasa PM

Jika keadaan aset didapati Perlu Perhatian atau Rosak semasa PM, sistem membenarkan anda terus mencipta aduan kerosakan untuk tindakan susulan — supaya tiada masalah terlepas pandang.

Pengeluaran Aset Tamat Tempoh

Apabila kontrak tamat (cth: DUTARINI), guna Pengeluaran Aset untuk menetapkan tarikh tamat. Aset kekal aktif sehingga tarikh tersebut, kemudian dinyahaktif secara automatik dan disingkir dari kolam pinjaman & jadual PM. Rekod kekal untuk tujuan audit.

Kitaran Hayat Aset: Terima → Guna → PM Berkala → Tamat Tempoh → Keluar (rekod kekal). Pembekal baharu yang masuk dengan syarat PM dalam kontrak hanya perlu ditandakan "PM Wajib" untuk masuk kitaran ini.