Panduan Pengguna

Panduan 1: Aduan Kerosakan Peralatan ICT

Panduan ini untuk staf PSMZA yang ingin melaporkan kerosakan peralatan ICT sewaan (komputer, pencetak, dan lain-lain).

Langkah-langkah Membuat Aduan

1

Buka Borang Aduan

Klik menu "Lapor Kerosakan" di bahagian atas. Tiada log masuk diperlukan.

2

Masukkan No. Kad Pengenalan

Taip No. KP anda. Sistem akan mengesahkan nama anda secara automatik daripada rekod staf.

3

Pilih Peralatan Yang Rosak

Cari peralatan menggunakan No. Siri atau No. KPT yang tertera pada pelekat aset. Pastikan anda pilih peralatan yang betul.

4

Pilih Kategori Masalah

Pilih kategori yang paling hampir dengan masalah anda (cth: Toner / Dakwat habis, Masalah paparan). Ini membantu juruteknik membawa alat ganti yang betul pada lawatan pertama. Kategori berkaitan cetakan hanya boleh dihantar pada peralatan jenis Pencetak.

5

Terangkan Kerosakan

Nyatakan masalah dengan jelas (cth: "Skrin tidak menyala", "Pencetak tersekat kertas"). Maklumat terperinci membantu juruteknik bertindak lebih pantas.

6

Hantar & Simpan No. Tiket

Selepas hantar, anda akan menerima No. Tiket (format HD-202609-XXXX). Simpan nombor ini untuk menyemak status.

7

Semak Status Aduan

Guna menu "Semak Status" dan masukkan No. Tiket untuk melihat perkembangan aduan anda.

Melaporkan Masalah Pencetak Yang Dikongsi

Pencetak yang dikongsi (contoh: pencetak di bilik am) didaftarkan atas nama seorang pemegang sahaja. Jika anda mencari menggunakan No. Kad Pengenalan sendiri, pencetak tersebut tidak akan muncul dalam senarai — yang muncul hanyalah peralatan berdaftar atas nama anda.

Jangan laporkan masalah toner atau kertas tersekat pada Komputer Meja anda. Aduan seperti itu akan disekat oleh sistem, dan jika terlepas, juruteknik terpaksa membetulkannya — melambatkan pembaikan.

Cara betul: cari menggunakan No. Siri atau No. KPT pada pelekat pencetak itu sendiri, atau imbas kod QR pada pencetak jika ada. Sistem juga akan mencadangkan pencetak di lokasi anda apabila ia mengesan aduan berkaitan cetakan.

Aliran Status Aduan

Baru Diagihkan Dalam Tindakan Menunggu Pembekal Selesai Ditutup

Baru — aduan diterima, menunggu pengagihan oleh Unit ICT.
Diagihkan — aduan telah diberikan kepada juruteknik.
Dalam Tindakan — juruteknik sedang membaiki.
Menunggu Pembekal — kes memerlukan tindakan pembekal (untuk kerosakan di bawah waranti/kontrak).
Selesai — pembaikan siap, menunggu pengesahan penutupan.
Ditutup — aduan selesai dan disahkan.

Tempoh Tindakan (SLA): Juruteknik akan mengambil tindakan dalam tempoh 3 hari bekerja. Aduan yang melebihi tempoh ini akan ditanda untuk perhatian segera.

Panduan 2: Pengurusan Pinjaman Laptop

Panduan ini untuk staf PSMZA yang ingin memohon pinjaman komputer riba (laptop) untuk tujuan rasmi.

Langkah-langkah Memohon Pinjaman

1

Buka Borang Permohonan

Klik menu "Mohon Pinjaman Laptop" di bahagian atas.

2

Isi Maklumat Peminjam

Masukkan No. KP, nama, jabatan, dan maklumat perhubungan. Sistem mengesahkan nama anda secara automatik.

3

Pilih Jenis Kegunaan & Bilangan Unit

Pilih tujuan pinjaman. Bilangan unit yang dibenarkan bergantung pada jenis kegunaan:

Jenis Kegunaan	Maksimum Unit
Program Dalam PSMZA	3 unit
Kursus	1 unit
Luar PSMZA	1 unit

4

Tetapkan Tarikh Pinjaman

Pilih tarikh pinjam dan jangka pulang. Tempoh pinjaman maksimum ialah 14 hari (boleh diperbaharui jika perlu).

5

Hantar & Simpan No. Rujukan

Anda akan menerima No. Rujukan (format PJM-202609-XXXX). Permohonan akan menunggu kelulusan Unit ICT.

6

Semak Status & Ambil Laptop

Guna menu "Semak Permohonan" untuk melihat kelulusan. Setelah diluluskan, Unit ICT akan menetapkan unit laptop dan anda boleh mengambilnya.

Syarat & Had Pinjaman

Maksimum 3 unit aktif pada satu-satu masa bagi setiap individu (No. KP).
Tempoh maksimum 14 hari setiap pinjaman.
Laptop mesti dipulangkan dalam keadaan baik pada atau sebelum tarikh jangka pulang.
Pembaharuan tempoh boleh dipohon jika laptop masih diperlukan — lihat syarat di bawah.

Prosedur Pembaharuan Tempoh Pinjaman

Jika laptop masih diperlukan selepas tarikh jangka pulang, anda boleh memohon pembaharuan sendiri melalui menu "Semak Permohonan" → butang "Mohon Pembaharuan". Setiap pembaharuan memberi tambahan maksimum 14 hari.

Pembaharuan	Dokumen Diperlukan
Kali 1 hingga 3	Justifikasi ringkas sahaja — nyatakan sebab tempoh perlu dilanjutkan.
Kali ke-4 dan seterusnya	Surat sokongan Ketua Jabatan (muat naik PDF/imej, maksimum 5MB) DAN justifikasi terperinci yang menyatakan: Sebab pinjaman masih diperlukan Kemajuan tugasan setakat ini Jangkaan tarikh sebenar pemulangan

Semua permohonan pembaharuan diputuskan oleh Ketua Juruteknik Komputer. Dokumen dan justifikasi yang lengkap membolehkan keputusan dibuat dengan lebih cepat dan tepat. Sementara menunggu keputusan, sila terus bersedia memulangkan laptop pada tarikh asal sekiranya permohonan tidak diluluskan.

Dasar Simpanan Surat Sokongan

Surat sokongan yang dimuat naik disimpan pada pelayan selama 30 hari sahaja, kemudian dihapuskan secara automatik bagi memastikan ruang storan pelayan berada dalam keadaan optimum dan selaras dengan prinsip PDPA 2010 (dokumen peribadi tidak disimpan lebih lama daripada keperluan).

Rekod permohonan anda — justifikasi, tarikh dan keputusan — kekal dalam sistem untuk tujuan audit. Sila simpan salinan surat asal anda sendiri.

Aliran Status Permohonan

Menunggu Diluluskan Selesai (Dipulangkan)

Jika permohonan tidak memenuhi syarat, statusnya menjadi Ditolak dengan sebab dinyatakan.

Tip: Mohon lebih awal sebelum tarikh program/kursus anda untuk memastikan ketersediaan laptop.

Panduan 3: Penyelenggaraan Berkala Peralatan ICT

Panduan ini untuk pentadbir Unit ICT menguruskan Penyelenggaraan Pencegahan (PM) bagi peralatan sewaan, selaras dengan syarat kontrak pembekal.

Peraturan Asas: Peralatan di bawah kontrak PERNEC memerlukan 2 kali PM setahun (mengikut tahun kalendar). Peralatan DUTARINI dikecualikan kerana kontrak lama tidak menetapkan syarat ini.

Kitaran Kerja Penyelenggaraan

1

Sediakan Maklumat Aset

Di halaman Aset Sewaan, tetapkan Tarikh Terima dan tandakan "PM Wajib" untuk aset PERNEC. Boleh guna fungsi "Isi Pukal PM" untuk tetapkan semua aset pembekal sekali gus.

2

Jana Jadual Cadangan PM

Di Penyelenggaraan → Jadual PM, tetapkan 2 tarikh cadangan setahun (PM Pertama & PM Kedua). Boleh isi satu per satu atau guna "Jana Jadual Pukal".

3

Pembekal Laksanakan PM

Pembekal (PERNEC) akan melaksanakan penyelenggaraan pada tarikh cadangan atau tarikh yang dipersetujui bersama. Cetak jadual untuk rujukan pembekal jika perlu.

4

Rekod Pelaksanaan PM

Di Penyelenggaraan → Rekod Pelaksanaan, cari aset (ikut No. Siri/KPT/lokasi) dan klik "Rekod". Isi tarikh sebenar, butiran kerja, dan keadaan aset. Status PM akan bertukar "Selesai".

5

Jana Slip & Lampiran

Jana Slip PM (PDF) sebagai bukti pelaksanaan untuk fail kontrak, dengan ruang pengesahan pembekal dan PSMZA. Lampiran laporan pembekal boleh dimuat naik.

6

Pantau Pematuhan

Guna Papan Pemuka PM untuk lihat PM lewat/akan datang, dan Laporan PM untuk status pematuhan setiap aset (2/2, 1/2, 0/2).

Jika Aset Bermasalah Semasa PM

Jika keadaan aset didapati Perlu Perhatian atau Rosak semasa PM, sistem membenarkan anda terus mencipta aduan kerosakan untuk tindakan susulan — supaya tiada masalah terlepas pandang.

Pengeluaran Aset Tamat Tempoh

Apabila kontrak tamat (cth: DUTARINI), guna Pengeluaran Aset untuk menetapkan tarikh tamat. Aset kekal aktif sehingga tarikh tersebut, kemudian dinyahaktif secara automatik dan disingkir dari kolam pinjaman & jadual PM. Rekod kekal untuk tujuan audit.

Kitaran Hayat Aset: Terima → Guna → PM Berkala → Tamat Tempoh → Keluar (rekod kekal). Pembekal baharu yang masuk dengan syarat PM dalam kontrak hanya perlu ditandakan "PM Wajib" untuk masuk kitaran ini.

Panduan 4: Perakuan Penerimaan & Pemindahan Aset

Panduan ini untuk staf PSMZA yang memegang peralatan ICT sewaan. Setiap kali sesuatu peralatan diagihkan kepada anda, berpindah kepada anda, atau berpindah lokasi, sistem menjana satu Perakuan dan menghantar pautan pengesahan ke emel rasmi anda.

Tiada tandatangan basah. Pengesahan dibuat melalui log masuk Microsoft 365 (akaun rasmi PSMZA). Selepas anda mengesahkan, sistem menjana tandatangan digital HMAC-SHA256 dan menghantar Surat Akuan Penerimaan Aset ke emel anda untuk simpanan rekod.

Langkah-langkah Mengesahkan Perakuan

1

Terima Emel Perakuan

Emel dihantar ke emel rasmi anda (@psmza.edu.my) dengan butiran peralatan dan satu pautan pengesahan peribadi. Jangan kongsi pautan ini — ia khusus untuk anda.

2

Klik Pautan & Log Masuk Microsoft 365

Pautan membuka halaman perakuan. Log masuk menggunakan akaun M365 PSMZA anda (@staff.psmza.edu.my). Sistem memadankan identiti anda dengan pemegang yang tercatat — akaun lain tidak boleh mengesahkan bagi pihak anda.

3

Semak Butiran Peralatan

Periksa jenama, model, No. Siri, No. KPT, lokasi dan jabatan. Satu surat boleh merangkumi beberapa unit jika semuanya di bawah pemegang dan lokasi yang sama.

4

Pilih Tindakan Anda

Tindakan	Bila Digunakan
Sahkan	Semua maklumat betul dan peralatan memang ada pada anda.
Sahkan & Betulkan	Peralatan memang milik anda, tetapi lokasi atau jabatan tersalah. Perakuan tetap sah — cadangan pembetulan anda dihantar berasingan kepada Unit ICT untuk kelulusan. Anda tidak perlu memilih antara mengesahkan data salah atau membiarkannya tertunggak.
Tolak	Peralatan bukan milik anda. Wajib nyatakan sebab. Anda juga boleh (pilihan) nyatakan di mana peralatan itu sekarang dan siapa pemegang sebenar — maklumat ini direkod sebagai petunjuk siasatan, bukan sebagai kemas kini rekod aset. Mengisinya tidak menjadikan anda bertanggungjawab ke atas peralatan itu.

5

Tanda Kotak Akuan & Hantar

Baca syarat penjagaan, tandakan kotak akuan, kemudian hantar. Tanpa tanda kotak ini, pengesahan tidak akan diproses.

6

Simpan Surat Akuan

Surat Akuan (lengkap dengan kod pengesahan, cth: A3F2-9C81-77BD-4E10) dihantar ke emel anda dan boleh dicetak. Simpan salinan sebagai bukti pemegangan aset.

Syarat Penjagaan Yang Anda Akui

Peralatan ini adalah aset sewaan Kerajaan yang diamanahkan kepada saya untuk kegunaan rasmi.
Saya bertanggungjawab menjaga peralatan ini dengan sebaik mungkin dan menggunakannya bagi tujuan tugas rasmi sahaja.
Sebarang kerosakan, kehilangan atau kecurian akan dilaporkan segera kepada Unit Teknologi Maklumat melalui Sistem Helpdesk ICT.
Peralatan ini tidak akan dipindah milik, dipinjamkan kepada pihak lain, atau dialihkan ke lokasi lain tanpa kelulusan Unit Teknologi Maklumat.
Saya akan memulangkan peralatan ini kepada Unit Teknologi Maklumat apabila bertukar jabatan, berpindah, bersara, atau apabila diminta berbuat demikian.

Bila Perakuan Dijana

Penerimaan — peralatan diagihkan kepada anda buat kali pertama.
Pemindahan Pemegang — peralatan bertukar daripada pemegang lain kepada anda. Pemegang lama turut dimaklumkan.
Pemindahan Lokasi — pemegang kekal, tetapi lokasi atau jabatan peralatan berubah.

Melengkapkan No. KP yang sebelum ini kosong bukan pemindahan pemegang — sistem tidak akan menjana perakuan palsu untuk pembetulan data seperti itu.

Status Perakuan

Menunggu Pengesahan Disahkan

Menunggu Pengesahan — pautan telah dihantar, menunggu tindakan pemegang.
Disahkan — pemegang telah mengesahkan; Surat Akuan bertandatangan digital telah dijana.
Ditolak — pemegang menafikan pemegangan. Kes dimasukkan ke barisan siasatan Unit ICT dan kekal terbuka sehingga ditutup secara sedar.
Digantikan — ada perakuan lebih terkini bagi peralatan yang sama (cth: selepas pemindahan). Surat lama kekal sah sebagai rekod sejarah.
Luput — pautan melebihi 30 hari tanpa tindakan. Hubungi Unit ICT untuk penjanaan semula.
Dibatalkan — dibatalkan oleh Unit ICT (cth: rekod tersilap dijana).

Peringatan Automatik

Jika perakuan belum disahkan, emel peringatan dihantar automatik pada hari ke-3 dan ke-7 selepas perakuan dijana. Perakuan yang tertunggak melebihi 14 hari akan dilaporkan kepada Unit ICT mengikut jabatan.

Sila sahkan seawal mungkin. Rekod pemegang yang tepat memudahkan pengurusan waranti, penyelenggaraan berkala dan pengesahan aset semasa pemeriksaan.

Menyemak Kesahihan Surat Akuan

Sesiapa yang memegang salinan Surat Akuan — termasuk juruaudit — boleh mengesahkan kesahihannya tanpa log masuk: buka Semakan Kesahihan Surat Akuan dan masukkan kod pengesahan yang tercetak pada surat.

Kod dijana menggunakan HMAC-SHA256 ke atas kandungan surat.
Sebarang pindaan pada butiran peralatan atau pemegang menyebabkan kod tidak lagi sepadan.
Halaman semakan tidak memaparkan No. KP penuh atau maklumat peribadi lain (selaras PDPA 2010).

Masalah Lazim

Situasi	Tindakan
Pautan berkata "telah tamat tempoh"	Hubungi Unit ICT untuk jana semula pautan. Perakuan anda tidak hilang.
Akaun M365 "tidak sepadan"	Pastikan anda log masuk dengan akaun rasmi PSMZA sendiri, bukan akaun peribadi atau akaun rakan sekerja. Jika masih gagal, emel dalam rekod perjawatan mungkin perlu dikemas kini oleh Unit ICT.
Tidak menerima emel perakuan	Semak folder Junk/Spam. Jika masih tiada, kemungkinan emel anda belum direkodkan dalam rekod perjawatan — maklumkan kepada Unit ICT.
Lokasi/jabatan pada surat salah	Guna "Sahkan & Betulkan" — jangan tolak perakuan. Menolak hanya sesuai jika peralatan itu bukan milik anda.
Tiada akses M365 (tiada akaun aktif)	Unit ICT boleh merekodkan pengesahan secara Luar Talian berdasarkan borang bertulis. Kaedah pengesahan akan tercatat pada surat.

Untuk Pentadbir Unit ICT

Urus melalui Aset → Urus Perakuan Aset: jana perakuan (individu atau berkumpulan), hantar semula pautan, kemas kini emel pemegang, luluskan/tolak cadangan pembetulan, rekod pengesahan Luar Talian, dan batalkan perakuan tersilap.

Perakuan yang ditolak mempunyai kad kiraan dan penapis status tersendiri, serta notifikasi automatik. Setiap kes kekal ditanda Perlu Siasatan sehingga ditutup melalui butang Siasatan dengan catatan keputusan.

Kemaskini rekod aset yang tersilap boleh diundurkan melalui Aset → Pemulihan Kemaskini Tersilap. Tiada rekod perakuan dipadam — semua kekal untuk tujuan audit.

Keselamatan & privasi: pautan pengesahan adalah token unik 64-aksara yang sah selama 30 hari sahaja, dihantar melalui HTTPS (SSL), dan mati serta-merta apabila pautan baharu dijana. Halaman perakuan tidak memberi sebarang akses kepada modul pentadbiran sistem.